Steeds vaker wordt in de praktijk door werknemers verzocht om een kopie van hun personeelsdossier. Moet je als werkgever hieraan onverkort gevolg geven of zijn hierop uitzonderingen en wat zijn de gevolgen als geen inzage wordt verstrekt of slechts gedeeltelijk?

Allereerst is het goed om even voor ogen te houden wat nou eigenlijk in een personeelsdossier thuishoort en wat niet. In een personeelsdossier bewaart een werkgever de gegevens die hij nodig heeft om de arbeidsovereenkomst met de werknemer te kunnen uitvoeren. Een goed personeeldossier bevat alle actuele gegevens op basis waarvan een werkgever zijn beslissingen over de werknemer kan onderbouwen, of het nu om een salarisverhoging gaat of om ontslag. In het personeelsdossier kunnen bijvoorbeeld klachten, waarschuwingen, verzuimfrequentie, kopie identiteitsbewijs of persoonlijke werkaantekeningen worden opgenomen. Medische gegevens mogen in principe niet worden opgenomen in het personeelsdossier. Hetzelfde geldt voor gegevens over seksuele geaardheid, ras, politieke voorkeur en godsdienst.

De werknemer heeft het recht te worden geïnformeerd over welke gegevens verzameld worden. Daarom is het verstandig om te vermelden als gegevens worden opgenomen in het personeelsdossier, bijvoorbeeld in geval van verslagleggingen over het functioneren.

In artikel 35 van de Wet bescherming persoonsgegevens is het inzagerecht geregeld. Het uitgangspunt is dat werknemers met redelijke tussenpozen om inzage kunnen vragen van de persoonsgegevens die over hen zijn verwerkt. Als een werknemer een verzoek hiertoe doet, moet de werkgever binnen vier weken een volledig overzicht van de verwerkte gegevens verstrekken. Na inzage kan de werknemer verzoeken om het aanvullen of verwijderen van bepaalde gegevens. De werkgever hoeft hieraan alleen mee te werken als de gegevens feitelijk onjuist zijn, onvolledig zijn of niet relevant voor het doel waarvoor ze worden verwerkt.

Maar het inzagerecht is niet onbeperkt. Uit de rechtspraak volgt dat interne notities die de persoonlijke gedachten van medewerkers van de verantwoordelijke bevatten en uitsluitend bedoeld zijn voor intern overleg en beraad niet onder het inzagerecht vallen en dus niet hoeven te worden verstrekt. Een uiteindelijk op grond van interne notities opgemaakt rapport valt hier wel weer onder. Een andere uitzondering op het inzagerecht is dat het belang van de werkgever om bepaalde gegevens niet te verstrekken zwaarder weegt dan het belang van de werknemer om inzage. Ook kan inzage worden beperkt omdat een derde bedenkingen heeft tegen inzage. Dus niet gedwee een verzoek tot inzage opvolgen, maar eerst nagaan of er gegevens zijn die niet verstrekt hoeven te worden.

Als een werkgever weigert om een werknemer inzage te verstekken in zijn personeelsdossier kan in kort geding om afgifte verzocht worden. Een weigering om inzage te geven kan ook meespelen in een ontbindingsprocedure. Dit kan voor een rechter aanleiding zijn om een hogere vergoeding toe te kennen. Als de werkgever op verzoek van de werknemer niet het
volledige personeelsdossier verstrekt, kan dit geoordeeld worden als onrechtmatig handelen van de werkgever. Wel zijn er situaties denkbaar dat het de werkgever niet kan worden aangerekend dat hij informatie achterhoudt, bijvoorbeeld als dit noodzakelijk is om de rechten en vrijheden van anderen te beschermen.

Kortom een complexe materie, dus in geval van twijfel vraag ons om advies!

Groeten van Flexadvocaten,

Roelien Huges