• De algemene voorwaarden (AV) zijn in de offerte van toepassing verklaard maar worden pas bij de opdrachtbevestiging meegestuurd.
  Gevolg: De AV zijn van toepassing maar de andere partij kan ze met een eenvoudige mededeling vernietigen. Daarna kan u zich er niet meer met succes op beroepen. (let op: Dit recht om de AV te vernietigen komt overigens niet toe aan “grote ondernemingen” of ondernemingen die nagenoeg de zelfde voorwaarden hanteren.)

• De algemene voorwaarden worden bij de offerte meegestuurd maar nergens staat vermeld dat ze van toepassing zijn.
  Gevolg: de AV zijn niet van toepassing.

• Bij een telefonische opdracht zijn de AV niet van toepassing verklaard op alle leveringen etc.
  Gevolg: zelfs als u ze nastuurt, zijn ze niet van toepassing. Ze hadden van toepassing verklaard moeten worden.

• In brochures / website / offertes worden verschillende sets van de AV door elkaar gebruikt (of erger: een samenvatting).
  Gevolg: mogelijk ontstaat verwarring over de werkelijk van toepassing zijnde AV. Het risico zal voor de partij zijn die deze verwarring heeft doen ontstaan.

• In de offerte wordt naar de AV verwezen, die te vinden zijn op de website.
  Gevolg: de rechter zal oordelen dat u niet voldoende hebt gedaan om ze ter hand te stellen. Daarvoor dient u zelf te zorgen, u mag de opdrachtgever niet opzadelen met een zoekopdracht..

• De opdrachtgever meldt in de opdracht: “Op al onze opdrachten zijn uitsluitend onze algemene voorwaarden van toepassing waarvan een kopie is bijgesloten. Wij wijzen de toepasselijkheid van de voorwaarde van de algemene voorwaarden van [naam van uw bedrijf]  nadrukkelijk van de hand”.
  Gevolg 1: uw algemene voorwaarden zijn niet van toepassing.
  Gevolg 2: de algemene voorwaarden van de opdrachtgever zijn van toepassing onder de voorwaarden:
  a)  dat ze ook daadwerkelijk zijn meegezonden (op op een eerder moment ter hand zijn gesteld);
  b)  dat u de opdracht aanvaard bijvoorbeeld door te leveren, te factureren of een bevestiging daarvan te sturen.

• De offerte wordt verstuurd naar het buitenland, waar ook geleverd moet worden. De AV worden netjes van toepassing verklaard en overgelegd.
  Gevolg: mogelijk komt u bij een buitenslands rechter en het is net zeker dat die aan de hand van Nederlands recht zal oordelen of de rechtskeuze die in de AV is gemaakt, wel expliciet genoeg is. Mogelijk zal de buitenslandse rechter op grond van zijn eigen regels oordelen dat de AV toch niet van toepassing zijn, evenmin als het Nederlandse recht.

• 1: Schrijf in de offerte dat uw AV van toepassing zijn én stuur ze standaard mee als pdf. Het meesturen per email van de AV mag alleen wanneer de overeenkomst geheel via e-mail tot stand komt, in het andere geval zou dat per post moeten gebeuren tenzij u kunt aantonen dat de klant toestemming gaf voor verzending per e-mail.
• 2: Vermeld bij telefonische opdrachten, dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn en vraag om toestemming om deze per e-mail toe te sturen. Na afloop bevestigt u per direct het gevoerde telefoongesprek, inclusief dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn verklaard en stuurt een pfd van de algemene voorwaarden mee. Indien de klant ze niet per email wenste, stuurt u ze per envelloppe Indien telefoongesprekken worden opgenomen kan dat op dit onderdeel nog van pas komen.
• 3: Indien de opdrachtgever uw AV van de hand wijst: controleer of hij ze uitdrukkelijk van de hand wijst. Dat wil zeggen met de naam van uw bedrijf erbij genoemd. Slechts een standaard zinnetje is niet voldoende om uitdrukkelijk van de hand te wijzen. Controleer vervolgens of ze erbij zitten, zo niet dan weet u dat u ze mogelijk kunt vernietigen wanneer dat wenselijk is (tot dat moment blijven ze van toepassing); Indien de opdrachtgever ze tijdig heeft overgelegd en u ze dus niet kunt vernietigen is het raadzaam om te beoordelen of u met het risico kunt leven. Indien het risico te hoog is kunt u enkel nog in contract treden met de opdrachtgever om dit op te lossen middels een aparte afspraak. Een veel gebruikte tussenvorm is dat de AV van opdrachtgever van toepassing zijn maar dat uw aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat uw verzekeraar voor het specifieke geval heeft uitbetaald.
• 2: Vermeld bij telefonische opdrachten, dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn. Na afloop bevestigt u per direct het gevoerde telefoongesprek, inclusief dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn verklaard en stuurt een pfd van de algemene voorwaarden mee. Indien telefoongesprekken worden opgenomen kan dat op dit onderdeel nog van pas komen.
• 4: Indien u zaken doet over de grens, vermeld dan in de offerte dat Nederlands recht van toepassing is en dat de Nederlandse rechter bij uitsluiting bevoegd is. Deze offerte dient dat voor akkoord retourgestuurd te worden. Daarmee heeft u dan de schriftelijke instemming van de andere partij voor het gekozen recht en forum.
• 5: Neem de beperking van uw aansprakelijkheid op in de offerte als een van de kernbepalingen. Dit is niet zaligmakend en de jurisprudentie hierover moet nog ontwikkelen. Maar iets is beter dan niets in dit geval. U zou dit bijvoorbeeld kunnen doen met de volgende tekst in uw offerte (niet in de kleine lettertjes onderaan maar op een prominente plek):

“Onze prijzen zijn zeer concurrerend en worden jaarlijks herzien op grond van gewijzigde kostprijzen, marktomstandigheden en ons risicoprofiel. Bij de beoordeling daarvan gaan wij uit van de toepasselijkheid van onze algemene voorwaarden waarin ondermeer onze aansprakelijkheid is beperkt. Op dit aanbod zijn daarom ook uitsluitend onze algemene voorwaarden van toepassing. De toepasselijkheid van de algemene voorwaarden van [naam opdrachtgever] wijzen wij van de hand.

Ongeacht de toepasselijkheid van bepaalde algemene voorwaarden is daarom ook onderdeel van de kern van dit specifieke aanbod dat onze aansprakelijkheid is beperkt conform het daarover bepaalde in onze algemene voorwaarden. Dit houdt ondermeer in dat wij uitsluitend conform de aangeboden prijzen aanbieden en leveren omdat een van de hoofdzaken van ons aanbod is, dat onze aansprakelijkheid is beperkt tot de omvang van de opdracht met een maximum van € 500.000,-. Bovendien is onze aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat de verzekeraar uitkeert. Op uw verzoek sturen wij u een kopie van de polis van onze aansprakelijkheidsverzekering toe.

Volledigheidshalve is een exemplaar van onze algemene voorwaarden als pdf-file meegezonden bij deze offerte. Indien deze niet bij u is aangekomen verzoek ik u om ons daarvan op de hoogte te brengen, wij zenden u dan alsnog een exemplaar. Overigens kunt u onze algemene voorwaarden hier zelf bekijken en afdrukken. ”